Zeitmanagement – Wie erreiche ich meine Ziele und vermeide Stress?

Heute will ich über Zeitmanagement schreiben. Es gibt Werkzeuge, die uns dabei helfen, unsere Ziele zu erreichen und Stress zu vermeiden. Ich will euch ein paar dieser Werkzeuge vorstellen, die ich selber verwende.

Gewohnheiten und Routinen

Niemand lässt sich gerne Ratschläge geben. Sie werden als Vorwürfe empfunden, dass etwas mit einem nicht stimmt. Aber es ist wichtig, eigene Angewohnheiten zu hinterfragen. Routinen und Gewohnheiten sind sehr nützlich, da sie uns Dinge machen lassen, ohne dass wir darüber nachdenken müssen – z.B. Zähneputzen, zur Arbeit fahren. Gewohnheiten können uns aber schaden, wenn sie schlecht sind, z.B. das Rauchen. Wir sind Weltmeister darin uns selbst anzulügen und 100 Gründe zu finden, warum wir bei unseren Gewohnheiten bleiben um sie nicht hinterfragen zu müssen. Oft kann uns ein Hinweis von außen einen Impuls geben, um unsere blinden Flecken aufzuzeigen und uns alternative Handlungsmöglichkeiten zu ermöglichen.

Eine Gewohnheit kann wie gesagt auch etwas gutes sein. Erfolgreiches Zeitmanagement erfordert Disziplin. Disziplin erreicht man, indem man etwas öfters macht, bis es zu einer Gewohnheit oder Routine wird. Am Anfang macht man es nicht gerne. Später ist es nicht mehr schwer und man macht es automatisch. Denkt an das Beispiel mit dem Zähneputzen! Wenn es eine schlechte Angewohnheit ist, ist es oft schwer, sie wieder abzulegen: Z.B. eine Fehlhaltung beim Sport.

Wozu brauchen wir Zeitmanagement-Tools?

Ich möchte euch eine Geschichte erzählen. Ich habe in einer Firma gearbeitet, wo ein Kollege furchtbar gestresst war. Er war praktisch von seiner Arbeit erschlagen. Er musste hunderttausend Dinge gleichzeitig erledigen und wusste nicht, was er als nächstes tun sollte. Ihr kennt das bestimmt. Man selber macht es natürlich besser 😉

Stress ist übrigens schädlich. Früher sagte man, es gibt guten und schlechten Stress. Stress der einen antreibt (Eustress) und Stress der schadet (Distress). Das ist überholt. Stress ist schädlich, v.a. wenn er über längere Zet wirkt.

Zurück zu unserem Kollegen: Wieso war er so überfordert? Er hatte sich schlicht und einfach die Sachen, die er zu tun hatte nicht aufgeschrieben. Er behauptete, er könne sich alles im Kopf merken. Deswegen war er andauernd damit beschäftigt sich zu erinnern, was er als nächstes tun musste und was wichtiger und was unwichtiger ist. Und was passierte außerdem? Er vergaß viele Dinge, hielt Zusagen nicht ein, verspätete sich, etc.

Ihr sagt ihr könnt euch auch alles merken? Ich sage ihr irrt euch! Führt eine ToDo-Liste (und einen Kalender) und ihr erspart euch viel Stress und Ärger! Seht ihr einen blinden Fleck?

Warum eine ToDo-Liste so wichtig ist

Wenn mir etwas einfällt, was ich zu tun habe, schreibe ich es auf meine ToDo-Liste. Natürlich keine Kleinigkeiten wie Zähneputzen oder Schlüssel mitnehmen. Das sind bereits Routinen. Aber z.B. Einkäufe oder wenn ich jemanden anrufen soll. Wozu? Wenn ich etwas auf die ToDo-Liste schreibe, dann brauche ich nicht dauernd daran zu denken. Ich delegiere an die ToDo-Liste. Man kann Dinge nicht nur an Personen, sondern auch an die Zeit delegieren. D.h. auch in den Kalender schreiben, wenn es ein späteres Datum betrifft.

Was meine ToDo-Liste noch kann

Meine ToDo-Liste kann Dinge als wichtig markieren und dringende Dinge mit einem Datum versehen. Was ist wichtig und was ist dringend? Seht euch dazu mein Video an:

Kurz gesagt wichtige Dinge sind jene, die euch persönlich wichtig sind, d.h. die euren persönlichen Zielen dienen. Zu den Zielen komme ich später. Dringende Dinge sind jene Dinge, um die ihr euch bald kümmern müsst. Nicht immer sind dringende Dinge auch für euch wichtig. Es ist für euch wichtig zu erkennen, welche Dinge für euch wichtig sind damit ihr nicht andauernd Dinge macht, die für euch unwichtig sind. Ihr sollt die Kontrolle über euer Leben haben und nicht andere!

Wer seine Ziele nicht bestimmt, dem bestimmen andere die Ziele

Wie oft habe ich das schon gehört: “Ich brauche keine Ziele.” usw. Ich sage: Falsch. Besonders arbeitslose Menschen sagen das oft. Wer keine Ziele hat, kann nicht wissen, was ihm wichtig ist. Der Tag besteht aus 24h und vielen Entscheidungen. Wenn ich nicht weiß, was ich will, wie soll ich dann entscheiden, was ich mache? Werde ich erreichen was ich will, wenn ich keine Ziele habe? Ich sage dir ganz klar: Nein. Wer keine Träume hat, der wird sie auch nicht verwirklichen können.

Warum Planung wichtig ist

Wie oft höre ich: “Planung macht mich unflexibel, es stört meine Spontaneität.” Ich sage: Wieder falsch. Denkt an meinen Kollegen. Wer ein stressiges Leben will, kann so leben. Wer nicht plant, z.B. die nächste Woche, muss dauernd überlegen, was er als nächstes macht. Planen heißt nicht, dass man auf Änderungen nicht reagieren kann. Andere Personen verhalten sich oft nicht so, wie man es erwartet. Planen heißt nur, dass man nicht jede Minute und Sekunde überlegen muss, was man als nächstes tun will und ob einem das wichtig ist. Planen heißt nicht, für alle Eventualitäten vorzusorgen. Das wäre höchst ineffizient, da es oft anders kommt als man glaubt.

Leitbild und Ziele

Man plant, um seine Zielen zu erreichen. Zuerst überlegt man sich seine eigenen Prinzipien. Das ist ein Leitbild, quasi ein Mission Statement. Auch Firmen haben das, es hängt dann eingerahmt an der Wand. In meinem Leitbild steht etwa, dass ich sagen will, wenn mich etwas stört und nicht alles hinunterschlucke. Auch für eine Familie kann man sich ein Leitbild überlegen. Da könnte z.B. drinstehen, dass man die Talente der Kinder fördern will und ihnen nicht das aufzwingt, was man gerne hätte.

Was sind gute Ziele? Ziele sollen möglichst konkret spezifiziert sein. Ziele sollen messbar sein. Ziele sollen terminiert sein. Ziele sollen realistisch sein. Wozu? Ein Beispiel: Ich suche einen Job und formuliere das Ziel: “Ich will reich sein.” Ist das ein gutes Ziel? Nein! Es ist nicht präzise bezeichnet, was heißt reich? Es ist nicht messbar: Mit wie viel Geld bin ich reich? Es ist wahrscheinlich nicht realistisch. Wenn ich mir unrealistische Ziele setze, dann habe ich mein Scheitern schon vorprogrammiert oder will sie vielleicht gar nicht erreichen! Es fehlt bei diesem Beipiel auch der Termin, an dem ich mein Ziel erreicht haben will.

Ziele und das Leitbild sollte man für sich selber bestimmen. Prinzipien, die die Effektivität der Zielumsetzung beschränken können sein: Partner, Familie, Geld, Arbeit, Besitz, Freunde, Feinde, Genuss, Kirche, Selbst. Viele Menschen richten ihre Ziele bewusst und unbewusst an diesen Dingen aus. Sie erreichen dadurch nicht das, was sie sonst erreichen könnten. Ein Leitbild ist wie ein Kompass.

Ganz wichtig: Schreibt euch eure Ziele auf. Das gilt für alles, sowohl ToDo-Liste, Ziele als auch den Kalender und das Leitbild. Ich weiß was ihr sagt, ihr könnt euch das alles merken. Aber ihr irrt euch, denkt an den gestressten Kollegen. Ihr werdet auch gestresst sein, wenn ihr eure Gedanken nicht an ein Stück Papier oder ein elektronisches Gerät delegiert! Ideen kann man so auch besser entwickeln, das Gehirn ist dafür kein gutes Werkzeug.

Ziele könnt ihr euch für die verschiedensten Bereiche überlegen. Egal ob ihr einen Job sucht, dann überlegt ihr euch möglichst konkret wie er sein soll (Gehalt, bis wann ihr ihn habt, Arbeitszeit, Ort, etc.). Oder ob es um eine Wohnung geht. Oder eine Beziehung. Das sind die grundlegenden Dinge (vgl. Bedürfnishierarchie von Maslow). Überlegt euch auch langfristige Ziele und Ziele für das aktuelle Jahr. Dann könnt ihr am Ende des Jahres überprüfen, was ihr erreicht habt. Die Ziele sind unterschiedlich für die Rollen, die wir haben. Z.B. hat man Ziele wenn man die Rolle des Vaters oder der Mutter hat, wenn man Tochter oder Sohn ist, wenn man Arbeiter oder Angestellter ist, wenn man in der Kirche tätig ist, usw. usf.

Wenn ihr die Ziele habt, könnt ihr euch überlegen, was euch am wichtigsten ist, d.h. eine Rangliste erstellen. Bei vielen Leuten wird Gesundheit ganz oben stehen. Dann vielleicht Familie und Job. Das ist aber nicht selbstverständlich, es ist wichtig dass ihr das festhaltet und euch dafür entscheidet. Warum gibt es sonst so viele Leute, die für ihren Job die Gesundheit ruinieren oder ihre Zeit mehr in der Firma als mit ihrer Familie verbringen?

Wenn man sich die Ziele überlegt hat, kann man sie in Aufgaben herunterbrechen. Das ist ganz wichtig, da man oft nicht weiß, wo man anfangen soll, um sein Ziel zu erreichen. Der erste Schritt ist der schwierigste und wenn man das Ziel aufsplittet hat man konkrete Schritte, die man praktisch umsetzen kann. Man kann diese Aufgaben dann nehmen und für die nächste Woche auf eine ToDo-Liste setzen oder in den Kalender schreiben, wenn sie mit einem Datum verknüpft sind.

Bitte vergesst nicht, dass man Aufgaben auch an Personen delegieren kann. Es ist nicht gut, wenn man versucht alles selber zu machen. Wer kennt das nicht vom Job! Sowohl dort als auch im privaten Bereich ist Zusammenarbeit gefragt.

Umsetzung: Elektronische Helferleins

Man kann seine Aufgaben und Termine auf einen Zettel bzw. einen Papierkalender schreiben. Ich verwende dazu mein Smartphone. Das Gerät hat man immer dabei und deswegen ist es dafür sehr praktisch.

Ich habe heute folgenden Startbildschirm auf meinem Android-Phone:

Zeitmanagement auf AndroidLinks habe ich die nächsten Termine und rechts die Aufgaben. Ich verwende Google Kalender und Google Tasks. Leitbild und Ziele habe ich auf Dropbox, z.B. auch welche Ausflüge ich für das jeweilige Jahr geplant habe. Damit verliere ich die Daten nicht, wenn ich das Handy verliere. Es besteht das Risiko, dass Hacker auf Daten in der Cloud Zugriff erlangen. Deswegen codiere ich sensible Daten, z.B. indem ich Namen abkürze.

Zusammenfassung

Ich hoffe, das war hilfreich. Ich fasse noch einmal das Wichtigste zusammen:

  • überlegt euch euer Leitbild/eure Prinzipien
  • daraus Ziele ableiten
  • Ziele in Aufgaben aufsplitten
  • Aufgaben in ToDo-Liste und Kalender eintragen
  • überlegen was wichtig und unwichtig ist
  • Routinen und Gewohnheiten hinterfragen
  • Dinge öfters tun führt zu Disziplin

Natürlich sind wir nicht perfekt und keine Maschinen. Nicht immer können wir nur das tun, was für uns wichtig ist! Vielleicht wollen wir etwas für andere tun, dann ist uns das wichtig. Aber wenn wir schon kleine Dinge ändern, kann die Wirkung sehr groß sein 🙂 Viel Erfolg!

Buch dazu: “Die 7 Wege zur Effektivität: Prinzipien für persönlichen und beruflichen Erfolg” von Stephen R. Covey (am besten auf englisch lesen, da kommt im Titel schon das Wort Habits=Gewohnheiten vor)

Postet als Kommentar, wie ihr euch die Zeit einteilt.

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